Odată cu cererea de acordare a prestaţiilor familiale într-un stat al Uniunii Europene, altul decât România, familia interesată trebuie să completeze şi formularul E401. Acesta poate fi solicitat de către lucrătorul, pensionarul, orfanul ori instituţia competentă în cazul în care persoana interesată nu prezintă acest atestat.
Formularul conţine menţiuni privind membrii familiei lucrătorului salariat sau independent, ai şomerului, ai titularului unei pensii sau rente care rezidă pe teritoriul unui alt stat decât statul competent.
- Formularul E401de asemenea poate fi transmis de la instituţiile competente din celelalte state membre în care îşi desfăşoară activitatea lucrătorii migranţi români prin intermediul Direcţiilor de Muncă şi Protecţie Socială Judeţene, respectiv a municipiului Bucureşti.
Instituţia responsabilă de completare a formularului E 401 (partea B) pentru lucrătorii, cetăţeni români care au domiciliul in România şi care îşi desfăşoară activitatea în alte state membre ale Uniunii Europene este structura de evidenţă a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor de la domiciliul solicitantului.
În situaţia în care completarea formularului este solicitată de către lucrătorul migrant român la sediul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor se vor prezenta urmatoarele documente:
- certificatele de stare civilă, in original si fotocopie;
- dovada consimţământului expres, dat in forma autentică, al persoanelor ale căror date urmează să fie prelucrate, in original;
- copia actului de identitate sau a paşaportului cetăţeanului roman,
- alte documente doveditoare, respectiv sentinţe de divorţ, decizii/dispoziţii de schimbare a numelui pe cale administrativă;
- procură, in original, in situaţia în care completarea formularului este solicitată prin imputernicit.
- Când formularul E401 se trimite de instituţia din străinătate, el vine completat la rubricile 4 si 5 (unde trebuie să fie aplicată ştampila respectivei instituţii).
- Când formularul se depune la ghişeul SPCLEP de la locul de domiciliu, lucrătorul migrant completează la rubricile 1 – 4, iar lucratorii SPCLEP completează rubricile 6 şi 8, după care trimit o fotocopie a formularului completat cu o adresă de înaintare la Direcţia de Muncă şi Protecţie Socială Judeţeană.