METODOLOGIA DE CALCUL A DURATEI DE COMPLETARE A UNUI FORMULAR

Direcția de Evidență a Persoanelor prestează servicii publice cetăţenilor în domeniul evidenţei persoanelor, stării civile respectiv, furnizării datelor cu caracter personal din Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor.

În conformitate cu dispozițiile art.6 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 41/2016 privind stabilirea unor măsuri de simplificare la nivelul administrației publice centrale și pentru modificarea și completarea unor acte normative, modificată și completată prin Legea nr.9/2023, Direcția de Evidență a Persoanelor are obligația  să specifice pe formularele proprii durata de completare a fiecăruia și motivul colectării informației. Totodată, are obligația de a întocmi metodologia de calcul a duratei de completare a unui formular, metodologie ce va fi disponibilă pe pagina proprie de internet.

Prezenta metodologie are ca scop determinarea duratei medii de completare a formularelor al căror conținut este stabilit de legiuitor și care sunt gestionate de compartimentele din cadrul Direcției de Evidență a Persoanelor, în vederea pelucrării informațiilor primite de la cetățenii care se adresează acestei direcții, în conformitate cu legislația și procedurile aplicabile.

Capitolul I – Consideraţii generale

Art. 1 Obligaţia de completare a formularelor în conformitate cu prevederile prezentei metodologii cadru se aplică tuturor acelora care îndeplinesc următoarele criterii:

1. a) au denumirea de ’’cerere”, ’’declaraţie”, ’’formular”, ’’tipizat” sau alte asemenea denumiri;
2. b) sunt utilizate în vederea interacţiunii cu persoane fizice, în exercitarea drepturilor sau pentru facilitarea îndeplinirii obligaţiilor stabilite prin legislaţia în vigoare;
3. c) sunt formulare standard, tipizate, care nu implică creativitate sau subiectivism din partea persoanei care completează formularul, având cu preponderenţă scopul de a stabili o situaţie de fapt;
4. d) sunt formulare prin a căror completare sunt solicitate acte de identitate, acte sau dovezi de stare civilă;
5. e) sunt formulare disponibile în format electronic pe pagina proprie de internet sau în format pe hârtie/letric la sediul direcției;
6. f) sunt formulare destinate completării de către persoane fizice.

Art. 2 Toate formularele care îndeplinesc unul sau mai multe dintre criteriile menţionate la art. 1 au precizat în conţinutul acestora, într-un spaţiu care permite vizualizarea cu uşurinţă, următoarele:

1. a) durata medie de completare;
2. b) motivul colectării informaţiilor;

 Capitolul II – Algoritmul de calcul a duratei de completare a unui formular

Art.3. În mod obiectiv durata de completare a unui formular este determinată, în principal, de următorii factori:volumul datelor şi informaţiilor completate/inserate în cuprinsul acestora, respectiv capacitatea cognitivă a solicitantului.

Un alt factor obiectiv, care poate fi luat în calcul la stabilirea duratei de completare a formularelor îl reprezintă viteza sau ritmul de inserare/editare/scriere a datelor şi informaţiilor necesare, proprie fiecărei persoane

Art. 4 Metodele de estimare care vor fi utilizate pentru stabilirea duratei de completare a formularelor Direcției de Evidență a Persoanelor sunt:

1. a) eşantionarea internă, urmată de cronometrarea completării formularului de către personalul desemnat din cadrul direcției şi calcularea unei durate medii de completare;
2. b) efectuarea unui sondaj de opinie la sediul direcției pe bază de voluntariat, prin cronometrarea/colectarea informaţiei privind timpul necesar de la persoanele care au completat formularul respectiv, urmată de calcularea unei durate medii de completare;

La stabilirea modalităţii de estimare a duratei de completare a unui formular, poate fi folosită una sau mai multe metode dintre cele menţionate mai sus. În situaţia în care sunt utilizate mai multe metode, durata de completare a formularului va fi determinată de media timpului rezultat pentru fiecare dintre acestea.

Pentru eşantionarea grupului ţintă necesar aplicării metodelor susmenţionate, se are în vedere, pe cât posibil, ca structura acestuia să fie alcătuită, în majoritate, din persoane cu capacitate şi diligenţă de nivel mediu.

Art. 5 Durata de completare se actualizează ori de câte ori formularul suferă modificări.

Art.6   Durata medie de completare se specifică pe formular, folosind următorul format: Durata medie de completare a formularului: x minute.

Art. 7 Persoanelor implicate în procedura de cuantificare a timpului necesar completării formularelor le vor fi solicitate şi propuneri de simplificare a formularului şi/sau eficientizare a modalităţii de gestionare a acestuia.

Art. 8 Modul de calcul a duratei de completare a unui formular se afişează pe pagina proprie de internet a Direcției de Evdență a Persoanelor.

Capitolul III – Consideraţii generale

Art. 9 Formularele aferente serviciilor publice furnizate şi alte asemenea formulare sunt puse la dispoziţia cetăţenilor persoane fizice în format de hârtie/letric și se completează olograf, de către solicitanţi, la sediul direcției noastre precum şi pe pagina proprie de internet, în format electronic editabil.

Art.10 Publicarera formularelor actualizate pe pagina de internet a direcției iar la denumirea fiecărui formular, va figura următoarea informație: “Durata medie de completare: x minute”.